Klantcase

Digitale bonnenadministratie

Stichting DOK13 realiseert kinderopvang in samenwerking met basisscholen. Deze stichting heeft een samenwerkingsverband met basisscholen waar zij op locatie opvang mogelijk maken maakt. DOK13 draagt de eindverantwoordelijkheid voor de peutergroep en buitenschoolse opvang. Hierdoor heeft de school alle voordelen van kinderopvang in de eigen school. Hoewel de stichting klein is begonnen is ze met 10 locaties toe aan een digitaliseringsslag. Veel van de administratie gebeurde nog handmatig en is daardoor gevoelig voor fouten en vereist veel fysieke opslagruimte.

De klantvraag

Omdat het aantal kinderopvanglocaties van Stichting DOK13 blijft groeien is het belangrijk om zoveel mogelijk te digitaliseren o.a. op het gebied van bonnenadministratie. Momenteel moet elke locatie een map met bonnen van uitgaven bijhouden voor de administratie en deze op kantoor inleveren. Dit resulteert in vertragingen in de administratie en kasten vol mappen met bonnen. DOK13 heeft Certigon gevraagd om mee te denken over een oplossing voor het vereenvoudigen en digitaliseren van deze bonnenadministratie. De wens is om een mobiele app te ontwikkelen om deze administratie te vereenvoudigen en te voorkomen dat bonnen zoekraken.

Project mobiele app bonnenadministratie

De keuze voor een mobiele app blijkt een schot in de roos. De gewenste oplossing voor het digitaliseren van de bonnenadministratie is daarmee vrij snel te realiseren. De wens was een gebruiksvriendelijke app om bonnetjes goed te administreren en te bewaren. De medewerkers moeten met behulp van de camera op hun smartphone alle bonnen direct kunnen registreren. Bijkomend voordeel is dat de controller van de organisatie de bonnen op afstand kan bekijken. De gemiddelde leeftijd van de medewerkers ligt rond de 30 jaar dus ook daarom is belangrijk om mee te gaan met digitale ontwikkelingen. Voor de mobiele app van DOK13 is besloten om deze te ontwikkelen als een Power App binnen het powerplatform van Microsoft. Hierbij is gebruik gemaakt van de twee verschillende onderdelen: Power App (voor de gebruikersinterface) en Power Flow (voor de processen. Deze app is geïntegreerd in Microsoft 365® wat betekent dat de Authenticatie (Microsoft AD)  en de SharePoint van Microsoft 365® worden gebruikt. De app is dus onderdeel van de Microsoft 365® diensten.

Power Apps op maat

De database voor de bonnenadministratie is gevestigd op het Cloudplatform van Microsoft Azure. Deze Microsoft Power App oplossing is voor intern gebruik door de werknemers van DOK13 die gebruikers zijn in Microsoft 365® AD (Active Directive). Certigon heeft voor deze oplossing een applicatie uitgewerkt binnen Power Apps. Voor elke vestiging (10 locaties) is er een eigen SharePoint omgeving gecreëerd voor de digitale opslag van de bonnen. Certigon heeft dit project samen met een van haar partners De ICT Expert uitgevoerd. De ICT Expert heeft de inrichting van de Microsoft 365® omgeving op zich genomen en dient als licentiepartner voor DOK13.

"Deze efficiency komt direct ten goede aan duurzame ontwikkeling voor de kinderen."

Het eindresultaat

Het eindproduct is een mobiele applicatie die de handmatige bonnenadministratie in zijn totaliteit vervangt. Medewerkers downloaden de ‘Power Apps’ in de appstore. Door vervolgens in te loggen met hun persoonlijk Microsoft 365®-account komen ze bij de app . Je gebruikt de ap op een smartphone en het en het enige wat de gebruikers hoeven te doen is de camera op de bon te richten en de foto in het systeem te laden. Alle data wordt vervolgens opgeslagen.  Voor de administratie is er een speciale rol? binnen de App ontwikkeld. Met deze rol kunnen per vestiging bonnen worden teruggezocht. Deze app verschaft sneller en efficiënter inzicht in het bestedingspatroon binnen DOK13. Daarnaast zorgt het voor minder handmatige handelingen dus minder tijd die nodig is voor dezelfde werkzaamheden. Hierdoor wordt er op termijn dus bespaard.

“Certigon heeft slim gebruik gemaakt van bestaande apps waardoor het voor ons zeer betaalbaar was! Ook voor een klein bedrijf zijn er goede oplossingen in de cloud”, aldus DOK13

Certigon zet zich ook graag in voor de kleinere organisatie

"Deze oplossing is passend voor budgetten tot € 5.000"

Certigon

Bel ons gerust

055-8442674

Wilmersdorf 29

7327 AD Apeldoorn

Maandag - Vrijdag

08:00 – 17:00

Stuur een bericht

info@certigon.nl

CONTACT

Stuur ons een bericht, bel ons of kom langs.