30 april 2019 Debby Sterk

Verborgen kosten: Handmatige werkzaamheden

Met deze handvatten krijg je in zicht in de tijd, de kosten van deze handmatige werkzaamheden en welke mensen in jouw organisatie het kunnen uitvoeren.

De realiteit is dat veel organisaties vertrouwen op handmatige werkzaamheden voor de invoer of verwerking van data. Vaak wordt vergeten dat dit veel verborgen kosten met zich meebrengt. Dit item heeft als doel om jou als ondernemer inzicht te geven in deze handmatige werkzaamheden. Bovendien willen wij jou als ondernemer inzicht geven in de kosten en de eventuele risico’s van deze handmatige werkzaamheden.

Zoals gezegd geven we je handvatten om de handmatige werkzaamheden in kaart te brengen. Deze handvatten geven je in zicht in de tijd, de kosten van deze handmatige werkzaamheden en welke mensen in jouw organisatie het kunnen uitvoeren. Vergeet hierbij ook niet het risico voor jouw organisatie inzichtelijk te maken.

Waarom breng je handmatige werkzaamheden in kaart?

Als je de handmatige werkzaamheden benoemt en inzichtelijk maakt dan kun je aangeven hoeveel tijd ermee gemoeid gaat. Je krijgt als organisatie inzicht in welke kosten deze werkzaamheden met zich mee brengen. Verder is het belangrijk om te weten welke risico’s deze handmatige werkzaamheden voor jouw organisatie hebben. Zijn de kosten inzichtelijk dan kun je vervolgstappen nemen om deze handmatige werkzaamheden te gaan automatiseren.

Welke mensen kunnen de werkzaamheden uitvoeren?

Om de risico’s van handmatige werkzaamheden in kaart te brengen, is het belangrijk om te weten welke de medewerkers deze werkzaamheden kunnen uitvoeren. Met dit inzicht beschik je over een risicoprofiel. Dit risicoprofiel is erg handig om te hebben óók als je besluit bepaalde werkzaamheden niet te automatiseren.

Als ondernemer dien je jezelf altijd de volgende vragen te stellen:

  • Wat als mijn medewerker op vakantie is?
  • Wat als mijn medewerker (langdurig) ziek is?
  • Wat als mijn medewerker mijn organisatie verlaat?

Hoe breng ik mijn handmatige werkzaamheden in kaart?

De handmatige werkzaamheden kun je in kaart brengen door de onderstaande tabel gebruiken. Indien je onderstaande tabel invult krijg je een duidelijker beeld van de werkzaamheden en de tijdsbesteding. Wij hebben in onderstaande tabel alvast een voorbeeld gegeven.

Actie Omschrijving Tijdsbesteding (uren per week) Aantal werknemers
Klant aanmaken in CRM Klant die een order plaatst vanuit de webshop aanmaken in het CRM systeem 8 2

Kosten van de werkzaamheden

Nu de handmatige werkzaamheden in kaart zijn gebracht kan er gekeken worden naar de kosten die deze handmatige werkzaamheden met zich meebrengen. De kosten bestaan uit minimaal de volgende componenten: uurloon, werkgeverslasten en verzekeringen. Daarnaast kun je er ook voor kiezen om de werkplek van de medewerker in de kosten mee te nemen of bepaalde gebruikerslicenties voor software. We berekenen de kosten per kwartaal. De formule die wij hiervoor gebruiken is:

tijdsbesteding per week x 13 (1 kwartaal) x tarief = kosten per kwartaal

Wij gebruiken hieronder hetzelfde voorbeeld als bij de vorige paragraaf.

Actie Tijdsbesteding p.w. Tarief Kosten per kwartaal
Klant aanmaken in CRM 8 30,00 EUR 3.120 EUR

In bovenstaande tabel hebben wij een kostenoverzicht gemaakt van de handmatige actie ‘Klant aanmaken in CRM’. Je ziet dat hier per kwartaal aanzienlijke kosten mee gemoeid zijn en als je dit omrekent naar jaarlijkse kosten dan ben je hier per jaar 12.480 EUR aan kwijt. Een forse kostenpost dus.

Tenslotte vergeet niet dat wanneer het aantal orders toeneemt, de tijdsbesteding per week en dus ook de kosten zullen toenemen.

Gezien de kosten van bovenstaande handmatige acties, is dit een actie die loont om te automatiseren. Wanneer de kosten voor een dergelijke koppeling 5000 EUR zouden bedragen (deze schatting is wat aan de hoge kant) dan heb je de investering binnen 5 maanden terugverdiend. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de risico’s en de eventuele foutgevoeligheid!

 

, , , ,

CONTACT

Stuur ons een bericht, bel ons of kom langs.